Gestión de contratistas y terceros, ¿cómo hacerla correctamente?

¿Estás al día con las responsabilidades de tu empresa al vincular y gestionar proveedores, trabajadores independientes y demás terceros? 

Allí se encuentran todos aquellos terceros que muchas veces tu empresa requiere para trabajos específicos o por un tiempo determinado, a través de contratos comerciales o por prestación de servicios. 

Como sabes, aunque su vinculación no requiere del pago de prestaciones laborales al no tener una figura de empleado, tu empresa debe garantizar el cumplimiento de la normativa en este tipo de relaciones con contratistas. 

Es a eso a lo que llamamos gestión de contratistas y en este artículo te contamos qué es y claves para hacerlo correctamente.

¿Qué es gestión de contratistas y terceros?

Así como en tu empresa cuentas con un área de recursos humanos y personal administrativo que se encarga de gestionar a tus empleados, pagar su nómina, sus prestaciones sociales y crear planes de beneficios para motivarlos.

Algo parecido debería suceder con tu comunidad de contratistas como los prestadores de servicios, freelances o incluso rentistas de capital.

Necesitas destinar tiempo y recursos a la gestión de terceros que implica verificar el pago de seguridad social y afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales, realizar el pago oportuno de los contratos y hacer las retenciones legales que apliquen. 

Importancia de la gestión de terceros en tu empresa

Cuando contratas terceros en tu empresa, no es tan sencillo como pagarle únicamente por el servicio que te presta.

Debes tener en cuenta que, según el art. 244 de la Ley 1955 de 2019:

Todo trabajador independiente que obtenga ingresos netos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo debe cotizar a seguridad social sobre el 40% de sus ingresos mensuales.

Y por otra parte, es obligatorio que la empresa contratante verifique la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social, según el art. 26 de la Ley 1393 de 2010.

Es clave que esta gestión de contratistas en empresas se realice correctamente porque:

• Al no hacerlo pierdes el derecho a deducir los pagos a terceros en la declaración de renta de tu empresa, aumentado el pago de impuestos. 
• Los terceros pueden recibir sanciones de la UGPP y Pluxee terceros tu empresa puede verse involucrada en una investigación solidaria de la entidad. 
• Correr el riesgo de asumir las consecuencias de un accidente o enfermedad de algún tercero que no tenga cobertura de salud ni riesgos laborales. 
• Podrías enfrentar demandas laborales al no tener un sustento que verifique se trataba de una relación comercial y no laboral. 

Es clave que tengas estos riesgos presentes, sobre todo en industrias que comienzan a apalancarse mayormente de trabajadores independientes, como lo son las plataformas digitales.

Alrededor de 200.000 personas en Colombia trabajan con plataformas digitales. Si estás en esta industria y vinculas trabajadores independientes: ¡Descubre aquí cómo hacerlo de una forma segura, rápida y fácil!

5 claves en la gestión de contratistas y proveedores

1. Crea una política interna de gestión de contratistas

Este es un paso que le facilitará la vida a tus áreas administrativas y a tu comunidad de trabajadores independientes:

Un documento o cartilla que puedas publicar en tu sitio web, enviar por correo electrónico o entregar físicamente, en el que expliques el proceso completo para ser un contratista de tu empresa.

Especifica los pasos a seguir, los documentos necesarios, las fechas de pago de tu empresa, números de contacto para resolver dudas y todos los detalles que consideres necesarios. 

2. Asegúrate de tener registrados a cada uno de los terceros

Automatiza el registro de tus proveedores para que puedas tener una base de datos siempre actualizada con todos los terceros que le prestan servicios independientes a tu empresa.

Así podrás llevar un mejor control de los pagos, la verificación de documentos y el sustento legal a la hora de legalizar los gastos dirigidos a pagos de contratistas.

3. Verifica el pago de seguridad social de cada uno

Como mencionamos al inicio, este es un punto que no puedes pasar por alto. Debes garantizar que cada contratista haga sus respectivos pagos a la seguridad social como trabajador independiente en la planilla PILA.

Además, debes asegurarte de que los valores cotizados correspondan al monto del contrato entre ambas partes.

Por ejemplo, si un contratista te prestó un servicio por un mes por un valor de 3 millones, su cotización no puede corresponder al valor de un salario mínimo.

En este caso, la mejor opción es contar con una herramienta tecnológica que haga el trabajo por ti, para que optimices el tiempo administrativo y no cometas ningún error en el proceso. 

4. Haz las retenciones obligatorias por ley antes de liquidar los contratos

Antes de pagarles a tus contratistas, ten en cuenta los cálculos que debes hacer de Rete Ica y otras retenciones que deben realizarse según los Art. 244 PND y Art 103, 105 y 383 del E.T.

5. Realiza pagos oportunos para fidelizar a tus contratistas

Si hay algo que desanima a un trabajador independiente es tener que esperar más del tiempo acordado para recibir su pago. Asegúrate de que toda tu gestión esté tan organizada, para que al momento del pago ya tengas en tus manos todos los documentos necesarios para poder hacer la transacción de manera oportuna.

Esto hará que tu empresa tenga una buena reputación y no sea complicado conseguir un contratista cuando estés en apuros; así como seguir trabajando con aquellos que ya conoces.