Así funciona el SECOP para la contratación pública

Así funciona el SECOP para la contratación pública

17 Enero 2024

En marzo de 2003 entró en funcionamiento en Colombia el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). El SECOP surge como respuesta a la adopción de medidas que garanticen los principios de eficiencia y transparencia en la contratación pública con miras a alcanzar dos objetivos: pulcritud en la selección de contratistas y condiciones de contratación más favorables para el Estado

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¿Qué es el SECOP? 

En términos generales, el SECOP es el medio de información oficial de toda la contratación realizada con dineros públicos. Es el punto único de ingreso de información para las entidades que contratan con cargo a recursos públicos.

Te vamos a contar cómo funciona SECOP. 

¿Qué se puede realizar en el SECOP? 

La plataforma SECOP es el punto único de ingreso de información para las entidades que contratan con el Estado. Cada una de las Entidades del Estado cuenta con un acceso para registrar todos los documentos de sus procesos de contratación, desde la planeación del contrato hasta su liquidación.

Funciones de SECOP 

  • Realizar procesos de contratación electrónicos.
  • Servir de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía.
  • Contar con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.
  • Integrar el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública.
  • Articulación con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública. 

Es importante que conozcas que el SECOP se divide en dos plataformas: SECOP I Y SECOP II. Aunque ambas son sistemas de información de contratación pública, tienen profundas diferencias.

Diferencias entre el SECOP I y II 

En el SECOP I se registran los procesos de contratación y cada registro tiene toda la trazabilidad de un proceso que se realiza de forma convencional y análoga, como se hacía hace décadas.  

Es decir, por ejemplo, las entidades contratantes publican todo desde las primeras instancias: los borradores de los términos y los documentos de apertura del proceso. Los interesados entregan de forma presencial esos documentos y los suben a SECOP I escaneados en formato PDF. 

Todo, desde que se adjudica un contrato hasta que se liquida.  

SECOP II, en cambio, no se limita a contener documentación de un proceso análogo, sino que el proceso de contratación se realiza a través de la propia plataforma.

Es decir, mientras SECOP I funciona como una plataforma de publicidad en la que las entidades contratantes dan a conocer los procesos de contratación, pero estos se llevan a cabo de manera presencial, SECOP II permite a Compradores y Proveedores realizar todo el proceso en línea.  

En SECOP II, el proveedor interesado, previamente registrado en la plataforma, hace el proceso de oferta a través de la plataforma, sube a ella la documentación solicitada y puede seguir la trazabilidad del proceso de adjudicación. 

SECOP II permite al público en general consultar la actividad contractual de las Entidades Estatales. De esta manera, el proceso de contratación gana en transparencia. 

Para comprar al amparo de Acuerdos Marco de Precios y otros instrumentos de agregación de demanda existe la Tienda Virtual del Estado Colombiano, una herramienta del sistema de compra en línea.  

Comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano 

La Tienda Virtual del Estado Colombiano es la plataforma que permite hacer compras a través de los instrumentos de agregación de demanda y en grandes superficies. Ten en cuenta, esta plataforma funciona con un usuario y contraseña diferentes a los del SECOP II. 

Para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano debes: 

  1. Ingresar a la página de Colombia Compra Eficiente: www.colombiacompra.gov.co/content/tienda-virtual. En la sección “Qué puede comprar” selecciona la categoría “transporte”. 
  2. El portal te redireccionará al minisitio del Acuerdo Marco para el Suministro de Combustible Nacional III, en donde encontrarás el simulador, el catálogo, y la guía de compra. 
  3. Pluxee, antes Sodexo se encuentra en la Categoría C. Diligencia el simulador, describiendo la cantidad, detalles del comprador, gravámenes adicionales y tipo de combustible. 
  4. Publica el requerimiento a través de un evento de cotización y espera a recibir las cotizaciones de los proveedores interesados. En la plataforma, podrás ver las cotizaciones recibidas y compararlas. Evalúa las cotizaciones y elige la oferta que más se ajuste a ti. 
  5. Si estás de acuerdo con la oferta, haz clic en "Agregar al Carrito" y luego y luego "Procesar Orden". Revisa el resumen de tu orden y haz clic en "Confirmar Orden". Una vez que hayas realizado la solicitud, el responsable recibirá un correo para confirmar la compra. 

Recuerda que Pluxee Flotas, antes Wizeo es tu aliado en la tienda virtual del Estado Colombiano, y está siempre dispuesto a brindarte la mejor atención y soluciones para tus necesidades de combustible. 

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Con Pluxee Flotas accede a la red de estaciones de servicio más grande del país 

¿Qué es un Acuerdo Marco de Precios? 

Los Acuerdos Marco de Precio establecen unas empresas prestadoras de servicios y unos precios máximos a los que se puede acceder a ese servicio. 

También determinan garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse. 

La solución Pluxee Flotas, antes Wizeo de Pluxee, antes Sodexo, por ejemplo, hace parte del Acuerdo Marco de Precios para el suministro de combustible, que inició el 1 marzo de 2023 con vigencia de 3 años.  

Pluxee Flotas, antes Wizeo, un completo sistema de gestión de flotas y control de consumo de combustible es el proveedor con la mayor participación en la categoría C de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Hoy todas las entidades deben comprar a través de Acuerdos Marco bienes y servicios de ciertas características, como lo es el combustible. 

Colombia Compra Eficiente, la Agencia Nacional de Contratación Pública, se encarga de elegir los proveedores que pueden ofrecer servicios bajo el Acuerdo Marco de Precios, así como los bienes y servicios de los mismos.  

Entre esos proveedores, Sodexo es la mejor opción para la compra de combustible. Contamos con más de 27 años de experiencia y desde hace más de 12 años trabajamos con el sector gobierno.  

Entonces, después de ingresar a la plataforma y escoger las categorías y referencias: 

  • Buscas a Pluxee, antes Sodexo como proveedor.
  • Escoges la solución de Pluxee Flotas, antes Wizeo y asignas un valor.
  • Agregas al carrito de compra.  

Después, la tienda te pedirá terminar tu orden de compra con el diligenciamiento de un formato en el que se te solicitarán datos como el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (que debes tener en pdf). 

También te van a pedir, entre otros datos, el NIT, la definición y origen de los recursos, los datos del supervisor a cargo de la orden de compra, el correo electrónico y su teléfono.  

Cuando el formato esté lleno, verifica los artículos en el carrito y el valor, guarda y envía la orden de compra.  

¡Y ya está! Adquirir el combustible para la flota de tu entidad es muy fácil con Pluxee Flotas a través de Colombia Compra Eficiente.  

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